Fotodigital

Moloni: facturas simples para fotógrafos

 Quando decidi que este ano de 2012 mudaria de um sistema de facturas em papel para um sistema electrónico, comecei por procurar uma solução de software doméstico capaz de dar conta do recado. Encontrei-a no Primavera, que alguns conhecerão, mas acabei por desistir. O sistema tem demasiadas coisas para aquilo de que necessito, e porventura para o que muitos pretendem.

Calculo que cada caso será distinto, mas deixem-me explicar o meu, que depois as pessoas podem usar como bitola para decidirem o que fazer. Como profissional liberal (o que quer que isso signifique nos dias que correm...) usei recibos verdes por muito tempo, mas sempre preferi as facturas, que me permitiam descriminar cada trabalho, fosse ele pontual ou uma espécie de avença contratada.

Com a obrigatoriedade de emitir recibos verdes digitais (bem a versão digital não tem cor, que eu saiba...) e como sou avesso a contactos íntimos com as Finanças (tudo legal, mas quanto menos os vir melhor...) achei que devia procurar uma alternativa e acabei por investigar as soluções de facturação online. Como estas estão mais desenvolvidas lá fora, comecei por experimentar algumas, só para entender o sistema, aproveitando as opções de ensaio grátis propostas. Achei tão interessante que acabei por escrever um artigo para um website estrangeiro de fotografia sobre o tema. Só necessitava de encontrar algo semelhante em Portugal, o que encontrei.

As minhas primeiras experiências com o sistema encontrado convenceram-me. Em Portugal era possível facturar online e ter tudo... ao alcance dos dedos, a partir de qualquer computador. Bem agradável. E com o novo sistema torna-se possível enviar as facturas por email para o cliente, a partir do próprio programa/plataforma, poupando dinheiro em selos, envelopes, ida ao Correio e tudo o mais. Eficiente. Feitas as contas fica-se a ganhar: deixo de ter de imprimir facturas, envio uma factura em pdf a partir de um programa certificado pelas Finanças (a tal Autoridade blablabla como agora lhe chamam...), poupo tempo.

Só que os valores de mensalidade com que me deparei me pareceram elevados: 15 euros por mês para ter um livro de facturas online não é uma boa ideia, a não ser que se emitam muitos documentos mensalmente. E as alternativas propostas também não me convenciam e acabavam por ir acima do que achava lógico pagar. É aqui que o meu caso pessoal entra: eu emito regularmente meia dúzia de facturas mensalmente, podendo esse número subir pontualmente. Mas não faz sentido por tão poucos documentos mensais pagar 15 euros.

É evidente que os sistemas de facturação online não emitem somente a factura, oferecem uma série de outras opções, que podem ser ajustadas pelo utilizador em função das suas necessidades: gestão de stock, emissão de guias, recibos, notas de crédito... um ror de termos contabilísticos que prefiro nem saber. Eu só quero facturar!

Desisti dessa primeira experiência, onde já tinha realizado as primeiras facturas a sério, aproveitando o mês de experiência grátis, e procurei uma alternativa. Foi ao pesquisar que encontrei a palavra Moloni e descobri que estava associada a um sistema de facturação online. E mais: tinha um programa de pioneiros, a decorrer até Setembro de 2012, que permite usar o sistema sem pagar. Sem pagar é um termo mágico no léxico português, pelo que me inscrevi. Além de poder experimentar o sistema com calma, tinha tempo para ver novas alternativas.

Não me parece que necessite de procurar mais. Como referi recentemente, numa afirmação que os responsáveis pela plataforma Moloni me perguntaram se estaria disposto a fazer, encontrei o meu sistema de facturação online. Tenho boas razões para isso e é sobre elas que falo/escrevo nos próximos parágrafos.

O que me impressionou logo ao usar o Moloni foi a capacidade de resposta da equipa. Devo salientar que a participação no programa de pioneiros é uma forma inteligente de colocar a plataforma, em versão beta, nas mãos dos utilizadores, usando o feedback obtido para ajustar interfaces, parâmetros, opções. Acho que faz todo o sentido participar desse modo e ao ver que as minhas dúvidas, sugestões, pedidos, eram atendidos rapidamente, com um fluxo de mensagens e resultados que mostravam a vontade de tornar as coisas melhores para os utilizadores, achei ter acertado na escolha.

Faltava-me resolver a questão do preço, mas ante a minha insistência na importância de saber com o que podia contar recebi, ainda antes de ela ser tornada pública, a indicação de que existiria um plano micro, com limitações, mas com um valor de 4 euros/mês, que me parece uma opção que pode interessar a muitos utilizadores que, como eu, não emitem muitas facturas mas necessitam de uma plataforma simples para facturação, e que responda às exigências legais.

A plataforma Moloni faz tudo isso e mais. Além de já permitir importar os dados SAFT-PT de quem já tem contabilidade anterior, mostra graficamente a evolução do negócio, permite criar uma multiplicidade de documentos e ajustar a interface em função das necessidades de diferentes utilizadores. Tudo isto está em desenvolvimento continuado, e de cada vez que faço login descubro novidades. Ou então através da informação por email que a equipa vai enviando aos pioneiros.

Não me vou debruçar aqui sobre os aspectos técnicos da ferramenta, acredito que, tal como eu, muitos profissionais - fotógrafos, jornalistas, freelancers ou outros - querem é nem pensar nisso e simplesmente facturar... bem, emitir facturas. Deixo o jargão técnico e as explicações sobre os gráficos de Deve e Haver para outros. A mim interessa-me saber que tenho as minhas facturas online a funcionar, numa plataforma que com as últimas modificações até já oferece um sistema de avenças que emite a intervalos regulares as facturas para o cliente, automatizando todo o processo. Para que cada um de nós passe mais tempo a fazer o que realmente sabe, deixando ao sistema a gestão das contas.

O programa de pioneiros da Moloni é uma forma de cativar clientes, calculo, mas é também uma oportunidade para as pessoas experimentarem o sistema. Além de os pioneiros terem vantagens quando a altura de começar a pagar chegar, podem ajudar a construir um programa que responde às suas necessidades. Se está em trânsito do papel para um sistema digital e ainda não experimentou a facturação online, faça uma visita ao Moloni. O programa de pioneiros deixa de aceitar inscrições em breve. Verá que vai ficar cliente. Até o meu contabilista já me agradeceu. Agora envio-lhe as facturas por email ao mesmo tempo que as envio aos clientes. Envio... bem envio o Moloni. Basta dizer-lhe e ele cumpre. Vá lá e veja por si. Está tudo em www.moloni.com.